Przekazanie dużych kwot pieniężnych lub ważnych dokumentów między stronami transakcji może wiązać się z pewnym ryzykiem. Aby je zminimalizować, warto skorzystać z bezpiecznych rozwiązań prawnych. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi gwarantujących bezpieczeństwo obu stron jest depozyt notarialny. Poniżej szczegółowo wyjaśniamy, jak działa ta instytucja i jak wygląda cała procedura w świetle polskiego prawa.

 

Depozyt notarialny – co to i na czym polega?

Zastanawiając się, czym jest depozyt notarialny, należy przede wszystkim sięgnąć po ustawę Prawo o notariacie.

 

Depozyt notarialny działa w oparciu o prostą zasadę: notariusz przyjmuje na bezpieczne przechowanie określone wartości lub dokumenty w celu ich późniejszego wydania osobie wskazanej przez składającego.

 

Depozyt u notariusza jest w kancelarii czynnością o charakterze akcesoryjnym – zgodnie z prawem notariusz ma prawo przyjąć depozyt wyłącznie w związku z dokonywaną w jego kancelarii inną czynnością notarialną (np. umową sprzedaży). Z formalnego punktu widzenia przyjęcie depozytu wymaga, aby nastąpiło sporządzenie protokołu w formie aktu notarialnego.

 

Co może być przedmiotem depozytu notarialnego?

Ustawa Prawo o notariacie dokładnie precyzuje, co może być przedmiotem depozytu. Rejent w ramach swoich uprawnień może przyjąć na przechowanie pieniądze, a także inne określone wartości:

 

Środki pieniężne

Notariusz może przyjąć na przechowanie pieniądze w walucie polskiej lub w walucie obcej. Aby deponowanie środków pieniężnych było w pełni bezpieczne i przejrzyste, notariusz ma obowiązek prowadzić specjalny rachunek bankowy (często określany jako rachunek depozytowy lub specjalny rachunek bankowy), wyłącznie dla udokumentowania tych czynności. 

 

Papiery wartościowe

Rejent ma prawo przyjąć na przechowanie również wszelkiego rodzaju papiery wartościowe (np. akcje, obligacje).

 

Dokumenty i nośniki danych

Przedmiotem przechowania mogą być także dokumenty (również te złożone w zamkniętych kopertach) oraz cyfrowe nośniki danych. Jeżeli dokumenty lub nośniki danych są składane w zamkniętej kopercie, koperta bądź zabezpieczenie musi zostać opatrzone podpisem osoby, która składa depozyt.

 

Wszystkie te przedmioty są deponowane w celu wydania ich konkretnej osobie, wskazanej przy składaniu depozytu lub jej następcy prawnemu po spełnieniu określonych warunków.

 

Czy są sytuacje, w których depozyt notarialny jest obowiązkowy?

Analizując zapisy ustawy Prawo o notariacie, łatwo zauważyć, że prawo nie nakłada na strony bezwzględnego obowiązku korzystania z tej instytucji – depozyt notarialny jest obowiązkowy tylko wtedy, gdy strony same tak postanowią w umowie lub gdy wymaga tego szczególny charakter realizowanej transakcji. Przepisy ustawy sformułowane są w sposób dający notariuszowi uprawnienie ("ma prawo przyjąć"), a nie nakaz.

 

Mimo braku ustawowego przymusu, w wielu sytuacjach życiowych depozyt notarialny staje się kluczowym elementem transakcji. Klienci decydują się na niego najczęściej przy:

 

  • zakupie nieruchomości – depozyt doskonale zabezpiecza interesy obu stron, gwarantując sprzedającemu, że kupujący posiada środki, a kupującemu, że jego pieniądze trafią do sprzedawcy dopiero po podpisaniu umowy;
  • zniesieniu współwłasności, działu spadku lub podziału majątku wspólnego połączonych ze spłatami na rzecz jednego ze współwłaścicieli;
  • skomplikowanych umowach handlowych pomiędzy firmami, gdzie przekazanie środków jest uzależnione od dopełnienia restrykcyjnych warunków kontraktu.

 

W tych wypadkach depozyt zapewnia bezpieczeństwo finansowe i sprawia, że żadna ze stron nie musi obawiać się niewypłacalności partnera transakcji.

 

Depozyt notarialny krok po kroku, czyli jak wygląda procedura depozytu notarialnego?

Cała procedura obejmująca depozyt notarialny jest ściśle sformalizowana, co ma zapewnić pełne bezpieczeństwo prawne. Przebiega ona według następujących etapów:

 

ETAP 1: Ustalenie warunków umowy

Zanim środki trafią do kancelarii, strony ustalają szczegółowe warunki umowy głównej oraz zasady depozytu. Notariusz weryfikuje treść i czuwa nad zabezpieczeniem praw stron.

 

ETAP 2: Stawiennictwo i weryfikacja

Strony udają się do kancelarii, gdzie notariusz ma obowiązek sprawdzić dokument tożsamości każdego uczestnika czynności.

 

ETAP 3: Złożenie przedmiotu depozytu

W przypadku pieniędzy osoba składająca depozyt dokonuje ich przelewu na wskazany przez notariusza rachunek depozytowy. Depozyt uważa się za skutecznie złożony po zaksięgowaniu środków na rachunku notariusza i podpisaniu protokołu. 

 

ETAP 4: Spisanie protokołu przyjęcia depozytu

Notariusz sporządza protokół w formie aktu notarialnego, w którym dokładnie określa datę przyjęcia, tożsamość osoby składającej, warunki, na jakich nastąpi wydanie oraz dokładne dane (imię, nazwisko i adres zamieszkania) osoby uprawnionej, by odebrać depozyt. Sporządzenie protokołu przyjęcia depozytu może nastąpić dopiero po wpłacie środków na rachunek depozytowy notariusza.

 

ETAP 5: Wydanie depozytu

Wydanie depozytu następuje wyłącznie po wykazaniu, że zaszły warunki określone w protokole. Notariusz przekazuje środki lub dokumenty uprawnionej osobie bądź jej następcy prawnemu za pisemnym pokwitowaniem.

 

Wszystkie przyjęte depozyty notariusz odnotowuje w specjalnie w tym celu prowadzonej Księdze depozytowej kancelarii notarialnej.

 

Ile kosztuje depozyt notarialny?

To, ile dokładnie kosztuje depozyt notarialny, zależy od wysokości środków pieniężnach wpłaconych do depozytu. 

 

Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie wynagrodzenie notariusza (taksa) ustalane jest umownie, jednak nie może być ono wyższe niż stawki określone przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.

 

Oprócz samej taksy za sporządzenie protokołu, na ostateczny koszt składają się:

 

  • koszt sporządzenia i wydania wypisów aktu notarialnego – opłata jest naliczana za każdą rozpoczętą stronę dokumentu;
  • należny podatek VAT, który notariusz jako podatnik, ma obowiązek pobrać zgodnie z przepisami podatkowymi.

 

Przykład:

 

Zgodnie z § 6 pkt 13 ww. Rozporządzenia za sporządzenie aktu notarialnego dokumentującego przyjęcie na przechowanie pieniędzy w walucie polskiej lub obcej maksymalna stawka wynosi połowę stawki przewidzianej w § 3 tego Rozporządzenia, czyli połowę stawki dla danej kwoty.

 

Np. standardowo od wartości do 300 000 zł maksymalna stawka notarialna to 1970 zł netto. A zatem w razie zdeponowania (powierzenia do przechowywania notariuszowi) kwoty 300 000 zł, sporządzenie aktu notarialnego dokumentującego tę czynność będzie kosztować maksymalnie 985 zł netto (1/2 stawki maksymalnej) plus koszty wypisów.

 

Inne zasady stosuje się natomiast przy przechowywaniu przez notariusza dokumentów, ponieważ w tym przypadku stawka za sporządzenie protokołu przyjęcia dokumentu na przechowanie jest stała i wynosi maksymalnie 50 zł netto. Za samo przechowanie dokumentu (od każdego dokumentu, za każdy rozpoczęty miesiąc) maksymalna stawka może wynosić z kolei 20 zł netto.

 

Tradycyjnie w obrocie nieruchomościami koszty te ponosi strona kupująca, jednak strony mogą swobodnie uzgodnić inny podział kosztów.

 

Jakie są zalety i wady depozytu notarialnego?

Do zalet depozytu notarialnego należy:

 

  • bezpieczeństwo - depozyt notarialny chroni kupującego przed utratą pieniędzy w razie niepodpisania przez strony aktu notarialnego, a sprzedającego przed brakiem zapłaty po podpisaniu aktu,
  • niezależność - pieniądze spoczywają na specjalnym koncie bankowym, 
  • moc dowodowa - protokół spisany przez notariusza stanowi dokument urzędowy o silnym znaczeniu dowodowym.

 

Należy oczywiście zdawać sobie sprawę, że depozyt notarialny wiąże się także z dodatkowymi kosztami: koniecznością uiszczenia taksy notarialnej, podatku VAT oraz kosztów związanych z wydaniem wypisów. Wymaga również dochowania określonej procedury, wcześniejszego zaplanowania przelewów i dopilnowania, by środki znalazły się na koncie depozytowym kancelarii przed podpisaniem umowy.

 

Depozyt notarialny w kancelarii notarialnej w Gliwicach

Jeśli planują Państwo transakcję i zależy Państwu na maksymalnym zabezpieczeniu swoich interesów, zapraszamy do kontaktu. Nasza kancelaria notarialna w Gliwicach oferuje pełne wsparcie przy przygotowaniu i realizacji depozytów notarialnych.

 

Dbamy o to, aby każda czynność była przeprowadzona w sposób w pełni zrozumiały i przejrzysty dla obu stron transakcji. Służy to nie tylko dopełnieniu formalności, ale przede wszystkim budowaniu poczucia bezpieczeństwa i spokoju na każdym etapie przedsięwzięcia.

 

Możemy również przygotować dla Państwa przejrzyste zestawienie kosztów notarialnych (taksy, podatków i opłat sądowych) dla planowanej transakcji zakupu nieruchomości, tak aby mogli Państwo dokładnie zaplanować swój budżet.