Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia?
Notarialne poświadczenie dziedziczenia to szybka, bezpieczna i niezwykle wygodna alternatywa dla długotrwałej procedury sądowej. Sporządzany przez notariusza akt poświadczenia dziedziczenia posiada dokładnie taką samą moc prawną jak tradycyjne, sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku. Oznacza to, że prawidłowo sporządzony i zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia wywołuje identyczne skutki prawomocnego postanowienia (tak samo jak prawomocne postanowienie sądu), w pełni potwierdzając stan prawny i własnościowy zaistniały po śmierci spadkodawcy.
Głównym zadaniem tego dokumentu jest formalne wskazanie spadkobierców i jednoznaczne określenie, jakie są ich udziały w masie spadkowej. Precyzyjne ustalenie wysokości udziałów pozwala na sprawne ustalenie praw do majątku, który zmarły posiadał w chwili śmierci. Odpowiednie notarialne poświadczenie jest niezbędne m.in. przy zmianie właściciela nieruchomości oraz dokonywaniu jakichkolwiek modyfikacji w treści księgi wieczystej odziedziczonej nieruchomości. Jest ono również kluczowe do uzyskania dostępu do środków zgromadzonych na terenie konta bankowego spadkodawcy.
Każda osoba, która w legalny sposób wykaże istnienie interesu prawnego (lub ogólnie posiada udokumentowanie takiego interesu prawnego), może posłużyć się tym dokumentem przed instytucjami publicznymi. Zarówno wydane postanowienie sądu, jak i akt notarialny skutecznie chronią i zabezpieczają prawa rzeczowe wszystkich następców prawnych.
Co jest potrzebne do sporządzenia aktów poświadczenia dziedziczenia?
Aby możliwe było sprawne sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia, zainteresowane strony muszą dostarczyć komplet dokumentów do kancelarii notarialnej. Kluczowym elementem jest oryginalny odpis aktu zgonu. Dostarczenie właściwego odpisu aktu zgonu spadkodawcy stanowi absolutną podstawę do rozpoczęcia jakichkolwiek działań.
Kolejną grupą niezbędnych dokumentów są akty stanu cywilnego spadkobierców. Zalicza się do nich przedłożenie odpowiednich odpisów aktów urodzenia (w odniesieniu do osób małoletnich lub niepozostających w związkach małżeńskich) oraz właściwy akt małżeństwa (w celu potwierdzenia ewentualnej zmiany nazwiska panieńskiego). W przypadku małżonka spadkodawcy – lub gdy zachodzi bezpośrednia konieczność dostarczenia odpisu aktu małżeństwa – dokument ten musi być aktualny.
Jeśli z kolei dziedziczenie następuje wskutek braku małżonka spadkodawcy, należy udowodnić pokrewieństwo kolejnych zstępnych lub krewnych bocznych. W przypadku osób prawnych, które zostały powołane na mocy testamentu, konieczne są odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Ponadto, jeśli zmarły pozostawił po sobie testament, w którym np. spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, należy dostarczyć jego oryginalny wypis notariuszowi.
Kto musi być obecny przy sporządzaniu notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia?
Aby notariusz mógł bez przeszkód sporządzić ostateczny akt dziedziczenia, w wybranej kancelarii muszą stawić się jednocześnie i osobiście wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako potencjalni spadkobiercy. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których powołani do spadkobrania są spadkobiercy ustawowi, jak i osoby powołane na mocy testamentu.
Ich fizyczna obecność jest całkowicie obowiązkowa, ponieważ tożsamość każdej osoby spadkobiercy musi zostać skrupulatnie zweryfikowana przez rejenta jeszcze przed przystąpieniem do dokonywania czynności notarialnych. Prawo nie dopuszcza w tym trybie żadnych wyjątków ani reprezentacji przez pełnomocnika, jeśli poświadczenie ma mieć charakter notarialny.
Jak wygląda procedura sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia u notariusza?
Cały proces zamyka się zazwyczaj podczas jednej wizyty w kancelarii. Pierwszym krokiem jest sporządzenie protokołu dziedziczenia. Notariusz przygotowuje rzeczony protokół dziedziczenia, opierając się na zgodnych zapewnieniach spadkowych złożonych przez wszystkich obecnych. Rzetelne spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z wolą stron i obiektywnym stanem faktycznym wymaga złożenia podpisów przez każdego uczestnika. Dokument ten zawiera w sobie protokoły obejmujące oświadczenia o istnieniu lub nieistnieniu jakichkolwiek innych spadkobierców czy testamentów.
W toku realizacji czynności notariusz oficjalnie odbiera i spisuje stosowne oświadczenia spadkobierców. Chodzi tu przede wszystkim o odebranie od poszczególnych spadkobierców oświadczeń o przyjęciu spadku bądź o definitywnym odrzuceniu spadku. Jeśli tego rodzaju deklaracje były przez spadkobierców uprzednio złożone (na przykład przed sądem), notariusz odnotowuje ten fakt w treści dokumentu. Spadkobiercy mogą zdecydować się na dziedziczenie przy prostym przyjęciu spadku (odpowiedzialność za długi bez ograniczeń) lub z tzw. dobrodziejstwem inwentarza (odpowiedzialność ograniczona do stanu czynnego spadku).
W sytuacji, gdy w danej sprawie dziedziczenie następuje na podstawie testamentów, otwiera się automatycznie procedura dziedziczenia testamentowego. Jeśli istniały testamenty, notariusz wykonuje czynności takie jak określenie formy testamentu, a następnie odbywa się formalne ogłoszenie testamentu. Z tej czynności sporządza się odrębny dokument, jakim jest powołanie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu. W specyficznej sytuacji, gdy spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, w protokole precyzuje się wszelkie szczegóły dotyczące konkretnego przedmiotu zapisu. Do spisanego protokołu dziedziczenia notariusz załącza dostarczone uprzednio akty stanu cywilnego.
Po zamknięciu protokołu notariusz sporządza dokument właściwy, którego odpisem jest wypis aktu notarialnego. Aby akt poświadczenia dziedziczenia nabrał pełnej mocy prawnej, niezbędna jest natychmiastowa i elektroniczna rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia. Wpis o tym fakcie dokonywany jest bezzwłocznie do ogólnokrajowego rejestru spadkowego, a dokładniej w Centralnym Rejestrze Spadkowym prowadzonym skrupulatnie przez Krajową Radę Notarialną. Od tego momentu dokument staje się oficjalnym dowodem legitymującym prawa spadkobierców dziedziczących, co pozwala na sprawne regulowanie spraw majątkowych oraz złożenie odpowiednich deklaracji przed urzędnikiem właściwego urzędu skarbowego.
Kiedy notariusz nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia?
Notariusz ma ustawowy obowiązek odmówić dokonywania czynności notarialnych, jeśli wystąpią przeszkody ściśle określone w przepisach prawa. Przede wszystkim niemożliwe jest uzyskanie poświadczenia na podstawie testamentów szczególnych (np. testamentu ustnego, wojskowego czy podróżnego). Prawo nakazuje załatwianie takich spraw z całkowitym wyłączeniem testamentów szczególnych – w takich nietypowych okolicznościach jedyną drogą pozostaje tradycyjne postępowanie sądowe.
Kolejną, fundamentalną przeszkodą jest jakikolwiek spór pomiędzy uczestnikami lub żądanie związane z bezprawnym wyłączeniem dziedziczenia jednego ze współspadkobierców. Jeśli w kancelarii ujawnią się okoliczności wskazujące na brak jednomyślności stron co do kręgu spadkobierców, notariusz nie podejmie czynności.
Akt nie zostanie również sporządzony, jeśli spadek z mocy ustawy przypada gminie lub skarbowi państwa jako spadkobiercom przymusowym wobec braku jakichkolwiek krewnych, bądź w sytuacji braku jurysdykcji krajowej organów polskich do procedowania danej sprawy. Ponadto, jeśli w odniesieniu do tego samego spadku zostało już wcześniej wydane prawomocne postanowienie sądu lub zarejestrowano inny akt poświadczenia, ponowna procedura notarialna jest prawnie zablokowana.
Ile kosztuje sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia?
Maksymalne stawki taksy notarialnej za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia są ściśle regulowane przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
Koszt samej czynności poświadczenia dziedziczenia wynosi zazwyczaj 50 zł netto. Do tej kwoty należy jednak doliczyć koszt sporządzenia obowiązkowego protokołu dziedziczenia (100 zł netto) oraz ewentualnego otwarcia i ogłoszenia testamentu (50 zł netto). Do wszystkich stawek doliczany jest podatek VAT w wysokości 23% oraz opłaty za wypisy aktu dla każdego ze spadkobierców (6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę).
Dokładną wycenę całościowej usługi oraz innych czynności notarialnych można uzyskać bezpośrednio w sekretariacie naszej kancelarii notarialnej w Gliwicach po przedłożeniu niezbędnych dokumentów.