Co to jest protokół sporządzony przez notariusza?
Notariusz, działając jako osoba zaufania publicznego, jest powołany do dokonywania czynności, którym strony chcą lub muszą nadać formę notarialną. Jedną z takich czynności jest właśnie spisywanie protokołów. Protokół notarialny sporządzany jest obowiązkowo w formie aktu notarialnego, co nadaje mu szczególne znaczenie prawne.
Dokonane przez notariusza zgodnie z prawem spisywanie protokołów sprawia, że dokument ten uzyskuje charakter dokumentu urzędowego. Jako dokument urzędowy protokół stanowi pełnoprawny dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone, co zapewnia bezpieczeństwo prawne stronom biorącym udział w czynnościach.
Jakie rodzaje protokołów może sporządzać notariusz?
Zakres czynności, w których notariusz spisuje protokół, jest bardzo szeroki. Zgodnie z ustawą rejent dokumentuje w ten sposób przebieg różnego rodzaju czynności i zdarzeń prawnych. Obowiązek spisania protokołu pojawia się np. w odniesieniu do niektórych zebrań, posiedzeń. Do najczęstszych należą:
- protokoły zgromadzeń spółek - dotyczy to m.in. zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, a także walnych zgromadzeń spółek akcyjnych i prostych spólek akcyjnych, jak również zebrań wspólników spółek osobowych, czy też poszczególnych organów spółek,
- protokoły stawiennictwa stron i niestawiennictwa stron - sporządzane w celu udokumentowania stawienia się strony w określonym czasie i miejscu (np. w celu zawarcia przyrzeczonej umowy) lub faktu, że druga stron się nie stawiła,
- protokoły dziedziczenia - niezbędne w procedurze sporządzania aktu poświadczenia dziedziczenia,
- protokoły przyjęcia dokumentów lub środków pieniężnych do depozytu - dokumentują one przyjmowanie papierów wartościowych, dokumentów lub pieniędzy w walucie polskiej bądź obcej na przechowanie,
- protokoły otwarcia i ogłoszenia testamentu - sporządzane w momencie otwarcia i okazania ostatniej woli spadkodawcy.
Jak przebiega procedura spisywania protokołów?
Wszelkie czynności i zdarzenia dokumentowane przez notariusza wymagają zachowania ścisłej procedury. Standardowo czynność odbywa się w kancelarii notarialnej, jednak ze względu na szczególne okoliczności (np. zebranie wspólnot mieszkaniowych) może zostać przeprowadzona w innym wskazanym miejscu.
- Weryfikacja tożsamości - przed przystąpieniem do dokonania czynności notariusz musi stwierdzić tożsamość osób biorących w niej udział na podstawie dokumentów.
- Stwierdzenie przebiegu zdarzeń - w celu stwierdzenia przebiegu czynności notariusz opisuje istotne fakty i składane oświadczenia w obecności stron.
- Odczytanie i podpisanie - protokół, będący aktem notarialnym, musi zostać przed podpisaniem odczytany przez notariusza, aby upewnić się, że strony dokładnie rozumieją jego treść i są świadome tego, jakie skutki prawne wywołuje.
- Wydanie wypisów - oryginał dokumentu pozostaje w kancelarii, a strony otrzymują wypisy, które mają moc prawną oryginału.
Ile kosztuje protokół notarialny?
Wynagrodzenie notariusza za jego sporządzenie jest ustalane na podstawie umowy ze stronami, jednak nie może być wyższe niż maksymalne stawki taksy notarialnej właściwe dla danej czynności. Maksymalne kwoty określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.
Do podanych poniżej kwot należy doliczyć jeszcze podatek VAT 23%.
Ile kosztuje protokół niestawiennictwa u notariusza?
Protokół stawiennictwa (i opcjonalnie stwierdzenia niestawiennictwa strony czynności) spisuje się często w sytuacjach, gdy jedna ze stron wykazuje chęć finalizacji czynności (np. podpisania umowy przenoszącej własność, którą poprzedza zawarcie umowy przedwstępnej), a druga stron wciąż uchyla się od tego obowiązku. Notariusz spisuje protokół na żądanie jednej ze stron czynności.
Maksymalna stawka protokołu niestawiennictwa wynosi 200 zł - co wynika z § 10 pkt 3 Rozporządzenia.
Ile kosztuje sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z o.o.?
Spisywanie protokołów ze zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy do czynności o dużym stopniu sformalizowania. Maksymalna wysokość wynagrodzenia rejenta za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. to 750 zł netto.
Ile kosztuje sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej?
Za sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej notariusz może pobrać maksymalne wynagrodzenie 300 zł netto.
Ile kosztuje sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia akcjonariuszy?
W przypadku walnych zgromadzeń spółek akcyjnych, z uwagi na ich wagę i często skomplikowany przebieg, maksymalna stawka taksy notarialnej wynosi 1100 zł netto.
Do powyższych przykładowych kwot taksy notarialnej należy doliczyć koszty wypisów, a także wynagrodzenie za dokonanie czynności poza siedzibą kancelarii, jeżeli jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, np. zebranie wspólnoty mieszkaniowej z dużą liczba uczestników. W takim przypadku notariuszowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.
Maksymalna kwota, o którą może być zwiększone wynagrodzenie za dokonanie czynności notarialnej poza kancelarią notarialną, wynosi:
- w porze dziennej - 50 zł,
- w porze nocnej oraz w dni wolne od pracy - 100 zł
- za każdą godzinę niezbędną do dokonania tej czynności od opuszczenia kancelarii do powrotu.
Notariuszowi przysługuje również zwrot poniesionych wydatków i kosztów.
Sporządzanie protokołu w kancelarii notarialnej Jacka Turskiego w Gliwicach
Nasza kancelaria notarialna oferuje kompleksowe usługi w zakresie dokumentowania zdarzeń faktycznych i prawnych. Rozumiemy, że każda sytuacja jest inna – czy to zawarcie umowy przedwstępnej, czy protokołowanie zgromadzeń spółek kapitałowych – dlatego zawsze dbamy o to, by dokument był sporządzony w sposób zrozumiały i przejrzysty.
W sytuacjach, gdy jedna ze stron nie przystępuje do zawarcia umowy przyrzeczonej w wykonaniu postanowień umowy przedwstępnej, sporządzony przez nas protokół potwierdzający stawiennictwa i niestawiennictwa stron stanowi silny dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym. Zapewnia bezpieczeństwo prawne stronom i pozwala na skuteczne dochodzenie swoich roszczeń.
Zapraszamy do kontaktu z notariuszem w Gliwicach w celu spisania protokołu notarialnego, ustalenia szczegółów i treści planowanej czynności. Dołożymy wszelkich starań, aby procedura przebiegła sprawnie i zgodnie z najwyższymi standardami etyki zawodowej.